Kiekvienos įmonės darbas ne tik laiku mokėti atlyginimus savo darbuotojams, tačiau ir pasirūpinti, kad darbo užmokesčio apskaita būtų vedama tinkamai. Deja, nepatyrę apskaitininkai padaro klaidų, kurios vėliau gali sukelti rimtų problemų. Ne veltui sakoma, kad užmokesčio apskaitos vedimui reikalingas itin profesionalus buhalteris, kuris nuolat domisi naujausiais įstatymais bei reglamentais, kurie kinta, tad atnaujinti žinias yra būtina.

Darbo užmokesčio skaičiavimas: metodika

Darbo užmokesčio apskaitą reglamentuojantys įstatymai nustato dvi standartines galimas apmokėjimo formas:

• Darbo užmokesčio apmokėjimas už išdirbtą laiką (taikomas ir valstybės tarnautojams kaip bazinis atlyginimas).
• Darbo užmokesčio apmokėjimas už atliktus darbus, pagamintą produkciją, atliktas operacijas.

Priklausomai nuo užmokesčio formos bei kitų niuansų, kurie nurodyti darbo sutartyje, darbo užmokesčio buhalterija apima:

1. Darbo užmokesčio apskaičiavimas pagal taikomą tipą: suminė, vienetinė apskaita, laikinė.
2. Priedų skaičiavimas.
3. Atostoginių skaičiavimas ir kompensacijos už nepanaudotus atostoginius skaičiavimas.
4. Atliktų mokėjimų suvestinių pildymo darbai.
5. Darbo užmokesčio atsiskaitymo lapelių formavimas.
6. Deklaracijų, kurios reikalingos valstybinėms institucijoms, pateikimas.
7. Gyvybės draudimo apskaita.
8. Motyvacinė apskaita, kuri apima dovanas, 13 atlyginimą ir t.t.
9. Alimentų nuo darbo užmokesčio apskaita.
10. Komandiruotėms skirtų dienpinigių apskaita.
11. Ir kitų su darbo užmokesčio apskaita susijusių dokumentų tvarkymas.

Kuo didesnė įmonė, kuo daugiau darbuotojų – tuo darbo apskaičiavimo metodikos dažniausiai sudėtingesnės, kadangi dažnam darbuotojui siūlomos skirtingos darbo užmokesčio sąlygos, mokami motyvaciniai priedai ir panašiai.

Svarbu išvengti klaidų: apskaitininkas ar apskaitos programa?

Natūralu, kad darbdavys ne visada gali tiksliai atsakyti – kas sudaro darbuotojo atlyginimą, kaip jis yra apskaičiuojamas ir kokia dalis atlyginimo tenka mokesčiams, kokie tai mokesčiai. Dėl to gali didėti darbuotojų nepasitenkinimas alga, mažėja motyvacija, kurią tikrai gali pakelti aiškus atlyginimo sudėties įvardijimas.  Jeigu su darbo užmokesčiu dirbs patikimas specialistas, kuris ne tik veda apskaitą, tačiau taip pat ir konsultuoja, atsako į klausimus, padeda darbuotojams geriau suprasti kokia yra atlyginimo „sudėtis“ – vadovui netenka ieškoti atsakymų, kurie dažnai nėra jo kompetencijos sritis. Darbo užmokesčio sudėties žinojimas padeda darbuotojui geriau ir aiškiau suprasti – kodėl jo alga skiriasi nuo kolegos ir koks socialinis draudimas kaupiamas nuskaičiavus mokesčius.

Žinoma, būtina, kad darbo užmokestis ir jį apimantys procesai atitiktų Lietuvos Respublikos įstatymus. Mokesčių įstatymai keičiami gana dažnai (kylantis MMA, kaupimas pensijų fondams ir t.t.), tad svarbu rasti specialistą, kuris domisi naujovėmis ir tuo pačiu suteikti jam galimybę dirbti su inovatyviomis programomis, kurios atitinka tuo metu keliamus reglamentus. Ne veltui darbo užmokesčio apskaitai reikia kliautis patikimu buhalteriu, o ne apskaitos programomis, kurios ne tik ne visada atnaujinamos, tačiau ir nežino „žmogiškųjų faktorių“, kurie analizuojami  skaičiuojant darbuotojo užmokestį ir atliekant kitas su šia sritimi susijusias operacijas.

Dažniausiai pasitaikančios klaidos darbo užmokesčio apskaitos procese yra:

• Netinkamai apskaičiuotas darbo užmokestis.
• Apskaita vedama remiantis netiksliais duomenimis. To rezultatas – netinkamai priimti sprendimai.
• Nesutampa gyventojų pajamų mokesčių deklaracijos.
• Nėra priskirtas priedas, kuris priklauso.
• Ne visos programos, kurios naudojamos apskaitos vedimui, turi analitikos įrankius, tad reikia analizes atlikti rankiniu būdu (dėl to galima palikti klaidų).
• Naudojamose programose taip pat gali nebūti įrankių, kurie padeda apskaičiuoti darbo užmokestį pagal skyrių, projektą, kaštų centrą, tad reikalingas kruopštus apskaitininkas, kuris gali tai atlikti rankiniu būdu arba remiantis atskiromis ataskaitomis.

Žinoma, net ir geriausi apskaitininkai gali palikti klaidelių. Svarbiausia jas kuo greičiau pastebėti, nes tuomet ir sutvarkyti – paprasčiau. Deja, sistemos klaidų nemato, kadangi jos skaičiuoja pagal programas, kurių nepakoregavus – nebus pamatomi netikslumai.

Kaip išvengti klaidų?

Darbo užmokesčio apskaitos vedimas reikalauja atidumo. Užtikrinti sklandų procesą reikia laikantis kelių taisyklių:

1. Labai svarbu yra nustatyti aiškų darbų procesą, kuris neatsiejamas nuo konkrečiai apibrėžtų žingsnių.
2. Tose vietose, kur galima, automatizuoti rankinį darbą.
3. Geras darbdavys turi nuolat investuoti į darbuotojų kvalifikacijos kėlimą. Žinoma, įskaitant ir buhalterių. Kadangi tokie kursai, mokymai kainuoja – ne visi darbdaviai pasiryžta papildomai investuoti. Alternatyva – buhalterinės įmonės, kurios teikia paslaugas ne tik pigiau nei asmeninis, pagal darbo sutartį samdomas specialistas, tačiau ir patys rūpinasi kvalifikacijos kėlimu, kuris atliekamas reguliariai. Taip siekiama savo klientams suteikti geriausias paslaugas, kurios apima tiek darbo užmokesčio apskaitos vedimą, tiek kitus su įmonės apskaita susijusius darbus.

Siekiant išvengti klaidų reikia organizuoti sistemingą darbo užmokesčio apskaičiavimą tiek skyriaus lygmeniu, tiek visos įmonės. Tuomet bus paprasčiau sekti apmokėjimo pokyčius ir kitus apskaitos niuansus, kurie gali būti vykdomi tiek skyriaus atveju, tiek visos įmonės. Svarbu, kad įmonės turėtų sistemingą ir svarbiausia – vieningą dokumentų vedimo bei patvirtinimo eigą, kuri gali užtikrinti sklandų darbą ir esant poreikiui – greitą informacijos radimą. Žinoma, reikia nustatyti ne tik algos pervedimo terminus, tačiau ir apskaičiavimo laikotarpius, kurie padeda tiksliai atlikti apmokėjimus bei vesti apskaitą. Specialistai turi nuolat palaikyti santykius su skyrių vadovais arba įmonės direktoriumi (jeigu verslas yra mažas), kadangi tai leis ne tik pasirūpinti tvarkinga apskaita, tačiau ir ieškoti priežasčių, kurios gali išspręsti atsiradusias problemas kylančias tik apskaitos vedimo metu.

Aiški užmokesčio sistema – svarbi ir darbuotojams

Nors kalbant apie darbo užmokesčio metodiką dažniausiai minima apskaitininko pareigybė, kadangi jis turi pasirūpinti aiškiai atliekamais darbais ir klaidų taisymu, jeigu jos yra, tačiau ir darbuotojams taip pat ne ką mažiau įdomu su užmokesčiu susiję darbai. Apie darbo užmokesčių pasikeitimus, jeigu jie „liečia“ darbuotojus – pastarieji turi būti būtinai informuojami.

• Darbuotojams svarbu klausti.

Vietoje sistemų, kurios automatiškai atlieka apmokėjimus konkrečiu metu – visada geriausia yra specialistas, žmogus, kuris ne tik atlieka darbus, tačiau ir atsako darbuotojams į rūpimus klausimus bei padeda suprasti darbo užmokesčio apmokėjimo metodiką. Tai padeda sukurti kur kas artimesnį ryšį ne tik tarp apskaitininko bei darbuotojo, tačiau ir tarp darbuotojo bei įmonės apskritai.

• Sistemos daro klaidas.

Pasikartosime, kad net ir pačios geriausios sistemos daro klaidas. Žinoma, speciali programa apskaitininkui yra būtina, tačiau greta jos svarbus specialistas, kuris domisi naujovėmis ir jas pritaiko darbo apskaitoje.

• Bendravimas ir bendradarbiavimas.

Mitas, jog detaliam apskaitos vedimui ir kylančių klausimų nagrinėjimui reikalingas pagal darbo santykius samdomas buhalteris, kuris bus visada biure. Kur kas inovatyvesnis ir dažnai patrauklesnis pasirinkimas yra buhalterinės įmonės, kurios taip pat lanksčiai bendrauja ne tik su įmonės vadovu, tačiau ir jos darbuotojais, kuriems kyla klausimai dėl darbo užmokesčio.

Nors gali atrodyti, kad darbo užmokesčio apskaita yra mechaninis darbas, kuris reikalauja šablono, tačiau tai nėra visiškai tiesa. Taip, svarbu sekti tam tikrus procesus, kurie neatsiejami nuo logiško plano, tačiau kiekvieno darbuotojo užmokesčio procesas yra individualus, tad ir turi būti atliekamas atsakingai savo darbus atliekančio specialisto.